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Paperless im Qualitätsprozess – so geht die digitale Transformation

Paperless im Qualitätsprozess – so geht die digitale Transformation

Inhaltsübersicht

Einleitung - Warum ist Papier nach wie vor so beliebt?

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist effektives Projektmanagement entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Traditionelle Methoden stoßen oft an ihre Grenzen, wenn es darum geht, mit den Anforderungen eines dynamischen Marktes Schritt zu halten. Hier kommt agiles Projektmanagement ins Spiel, das sich an dem KISS-Konzept orientieren sollte: „Keep it short and simple“. Die Idee dahinter ist, die Dinge nicht unnötig zu verkomplizieren, sondern sie einfach und klein zu halten, um eine bessere Übersicht und Handhabung zu gewährleisten. Doch wie genau funktioniert agiles Projektmanagement und welche Prozesse sind damit verbunden?

Wozu wird Papier eingesetzt und wie wird es verarbeitet?

Projektmanagement ist der Schlüssel zur Koordination von Ressourcen, Zeit und Aufgaben, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Es hilft, Ziele zu definieren, Meilensteine zu setzen und Risiken zu minimieren. Ohne eine strukturierte Herangehensweise können Projekte leicht aus dem Ruder laufen und zu Zeit- und Kostenüberschreitungen führen. Agiles Projektmanagement ist eine iterative und inkrementelle Methode, die darauf abzielt, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit während des gesamten Projektzyklus zu fördern. Statt einen starren Plan zu verfolgen, werden Anforderungen und Lösungen durch die Zusammenarbeit von selbstorganisierten Teams entwickelt. Der Fokus liegt auf der kontinuierlichen Lieferung von wertvollen Ergebnissen für den Kunden.

Papier ist kein Muss mehr - ISO9001-gerechtes Qualitätsmanagement

Die gewachsenen Prozesse in mittelständischen Unternehmen sind oft das Ergebnis jahrelanger Erfahrung und Optimierung. Sie sind das Rückgrat deines Unternehmens und haben sich bewährt. Daher ist es entscheidend, dass neue Systeme sich an diese bestehenden Unternehmensprozesse anpassen und nicht umgekehrt. Es bringt wenig, wenn dein Unternehmen seine bewährten Abläufe umkrempeln muss, nur um ein neues System zu implementieren. Vielmehr sollten die neuen Technologien so gestaltet sein, dass sie sich organisch in deine vorhandene Struktur einfügt.
Die wichtigsten Gründe für papierloses Qualitätsmanagement
  • Kostenkontrolle und Nachverfolgung von Nachträgen
  • Terminüberwachung und -nachverfolgung mit Kunden und Lieferanten
  • Risikobewertung und Maßnahmenfestlegung zur Risikominderung
  • Dokumentenhandling und Freigabeprozesse

Unsere klare Systemempfehlung

Die Digitalisierung hat das Projektmanagement grundlegend verändert. Moderne Tools bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Kunden-, Produkt- und Kommunikationsdaten. Durch die Integration von Dokumenten, Spezifikationen, Zeichnungen, E-Mails etc. in einem cloudbasierten System wird die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz gesteigert. Pimcore bietet hier eine perfekte Lösung als ganzheitliches System, das sich nahtlos in die Unternehmensprozesse integriert und auf die erforderlichen Prozessschritte und Meilensteine zugeschnitten ist. Darüber hinaus entsprechen diese Tools den höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO.

Vorgehensweise für die Transformation

Die Implementierung eines agilen Projektmanagement-Tools basierend auf modernen Systemen wie Pimcore erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung der Mitarbeitenden. Zunächst müssen die Anforderungen des Unternehmens und der Kunden analysiert, Prozesse beschrieben, Meilensteine definiert und Lücken erkannt werden, um ein geeignetes Tool entwickeln zu können. Die Entwicklung erfolgt in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden. Anschließend sollte eine schrittweise Einführung mit Schulungen und Unterstützung durch erfahrene Projektmanager erfolgen. Die Akzeptanz neuer Tools und Prozesse hängt oft von der Unterstützung und Motivation der Mitarbeitenden ab. Es ist wichtig, die Vorteile klar zu kommunizieren und die aktive Mitarbeit zu unterstützen, um den Mitarbeitenden die Nutzung des neuen Systems zu erleichtern. Durch regelmäßiges Feedback können Bedenken und Widerstände frühzeitig adressiert werden.

Wie du deine Mitarbeitenden auf die Transformationsreise mitnimmst

Moderne Product Information Management (PIM) Systeme bieten eine zusätzliche Flexibilität und Unabhängigkeit, die für Unternehmen jeder Größe von unschätzbarem Wert ist, insbesondere für mittelständische Unternehmen. Diese Systeme ermöglichen es deinem Unternehmen, Projektinformationen zentral zu verwalten und über verschiedene Abteilungen hinweg zu synchronisieren. Durch die zentrale Datenspeicherung und -verwaltung kann dein Unternehmen schnell auf Änderungen im Projekt reagieren und Projektdaten effizienter verwalten. Ein weiterer Vorteil von modernen PIM-Systemen ist ihre Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, sie teilweise durch dein eigenes Personal warten zu lassen. Dies reduziert die Abhängigkeit von externen Dienstleistern und ermöglicht es deinem Unternehmen, schneller auf neue Anforderungen im Projekt zu reagieren. Mitarbeiter können Schulungen erhalten, um die Systeme effektiv zu nutzen und kleinere Wartungsarbeiten eigenständig durchzuführen. Dadurch wird nicht nur die Flexibilität erhöht, sondern auch die Kosten gesenkt. Darüber hinaus bieten moderne PIM-Systeme oft offene Schnittstellen und die Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen, einschließlich agiler Projektmanagement-Tools. Dies ermöglicht es deinem Unternehmen, bestehende Systeme nahtlos mit dem PIM-System zu verbinden und so eine ganzheitliche Lösung für deine digitalen Projektmanagementprozesse zu schaffen. Durch die Integration verschiedener Systeme kann dein Unternehmen die Effizienz weiter steigern und deinen Mitarbeitenden eine nahtlose Arbeitsumgebung bieten, in der alle relevanten Informationen und Tools miteinander verbunden sind.

Zusammenfassung

Agiles Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung, der es ermöglicht, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und wertvolle Ergebnisse für Kunden zu liefern. Durch die Integration von Prozessen in moderne Tools wie Pimcore können Unternehmen ihre Effizienz steigern und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Die erfolgreiche Implementierung erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, Schulung der Mitarbeitenden und eine kontinuierliche Überprüfung der Arbeitsweise. Mit der richtigen Herangehensweise können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Projekte termingerecht und budgetkonform abgeschlossen werden.

FAQ für Unternehmensprozesse

Warum digitalisieren und automatisieren?

Die Digitalisierung und Automatisierung von Unternehmensprozessen bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:

  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse können schneller, genauer und konsistenter durchgeführt werden als manuelle Prozesse.
  • Kostenersparnis: Durch die Reduzierung von manuellen Arbeitsstunden, Papierverbrauch und Fehlerquote können Unternehmen Kosten senken.
  • Bessere Entscheidungsfindung: Durch die digitale Erfassung und Analyse von Daten erhalten Unternehmen bessere Einblicke in ihre Prozesse und können fundierte Entscheidungen treffen.
  • Verbesserte Kundenerfahrung: Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen, personalisierte Kommunikation und eine insgesamt bessere Kundenerfahrung.
  • Compliance und Risikominderung: Digitale Systeme können dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern und Risiken wie Datenverlust oder Sicherheitsverletzungen zu minimieren.
  • Mitarbeiterzufriedenheit: Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche reduziert signifikant Frust und Fehler am Arbeitsplatz und stärkt die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
Für jedes Unternehmen, dass sich in den oben genannten Gründen wieder erkennt. Es spielt keine Rolle, wie groß das Unternehmen ist. Die richtigen Unternehmensprozesse sind für jedes Unternehmen bedeutsam, denn einerseits  steigern sie die Produktivität und Effizienz und andererseits reduzieren sie Fehlerquoten, Unsicherheiten und Frust beim Personal.
Unsere Vorgehensweise ist klar: Zuerst führen wir gemeinsam mit dir und deinen Mitarbeitenden eine umfassende Ist-Analyse durch. Wir legen großen Wert auf Offenheit, wahren jedoch stets die Vertraulichkeit geschäftlicher Informationen. Wir beginnen gerne mit einem kleinen Einführungsprojekt, das wir auch als „Nebenschauplatz“ bezeichnen. Dadurch können deine Mitarbeitenden eine konstruktive Veränderungsbereitschaft entwickeln und Vertrauen sowohl in das Management als auch in uns als Dienstleister aufbauen. Dieses Startprojekt wird bereits einen signifikanten Beitrag zum Erfolg deines Unternehmens leisten. Anschließend werden wir uns schrittweise um die wichtigsten Unternehmensprozesse kümmern und die neue Arbeitsumgebung aufbauen. Diese Änderungen werden schrittweise erfolgen – von Prozess zu Prozess und von Abteilung zu Abteilung. Auch größere Pausen zwischen den Erweiterungen sind möglich. Durch diese behutsame Vorgehensweise wird das neue System nahtlos in dein Unternehmen integriert, wobei die Belastung der Kolleg_innen und die Auswirkungen auf den Cashflow direkt kontrolliert werden können.
Die Erarbeitung und Implementierung hängen maßgeblich von der Aufgabenstellung, dem Budget und der Mitarbeit deiner Kolleg_innen ab. Wenn du über eine eigene IT verfügst – herzlichen Glückwunsch! Deine Kolleg_innen können dann direkt an der Entwicklung teilnehmen, was Kosten senkt und die Entwicklungszeit verkürzt. Wir streben jedoch stets danach, die vereinbarte Lösung schnellstmöglich zu integrieren und dabei den Fortschritt deiner Mitarbeitenden zu berücksichtigen.
Wir setzen gerne auf die Open-Source-Software Pimcore. Dabei variierien die Kosten je nach Aufgabenkomplexität und Datenbankgröße. Die Hostinggebühren einer Cloud-basierten Lösung wie Pimcore belaufen sich in der Regel auf etwa 50 € pro Monat. Die Basiskonfiguration der Software ist kostenfrei. Für komplexere Funktionen können jedoch zusätzliche Kosten entstehen, die separat berechnet werden müssen.

Es gibt mehrere Gründe, warum Cloud-Lösungen heutzutage so beliebt sind:

Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Ressourcen je nach Bedarf zu skalieren. Das bedeutet, dass sie schnell und einfach zusätzliche Kapazitäten hinzufügen können, wenn ihr Geschäft wächst oder wenn sie vorübergehend mehr Ressourcen benötigen.

Flexibilität: Cloud-Lösungen bieten eine hohe Flexibilität, da sie von praktisch überall und von verschiedenen Geräten aus zugänglich sind, die über eine Internetverbindung verfügen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, remote zu arbeiten und auf Daten und Anwendungen zuzugreifen, was insbesondere in Zeiten von dezentralen Arbeitsmodellen und globalen Teams von Vorteil ist.

Kosteneffizienz: Cloud-Lösungen erfordern in der Regel kein großes Investitionskapital für den Kauf von Hardware oder die Einrichtung von Rechenzentren. Stattdessen zahlen Unternehmen in der Regel einen monatlichen oder jährlichen Abonnementpreis entsprechend der Nutzung, was die Gesamtkosten senken kann und die Ausgaben planbar macht.

Automatische Updates und Wartung: Cloud-Anbieter kümmern sich in der Regel um Wartung, Updates und Sicherheitspatches ihrer Plattformen, wodurch Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die sie sonst für die interne Wartung und Aktualisierung von Systemen aufwenden müssten.

Sicherheit: Viele Cloud-Anbieter investieren erhebliche Ressourcen in die Sicherheit ihrer Plattformen, um sicherzustellen, dass die Daten ihrer Kunden geschützt sind. Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits.

Eine breite Palette von Unternehmensprozessen kann digitalisiert und automatisiert werden, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern. Hier sind einige ausgesuchte Beispiele:

  1. Dokumentenverwaltung und Workflows: Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Implementierung von automatisierten Workflows können Unternehmen die Bearbeitungszeit verkürzen, die Nachverfolgbarkeit verbessern und manuelle Fehler reduzieren.

  2. Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Die Automatisierung von CRM-Prozessen ermöglicht es Unternehmen, Kundeninteraktionen zu verfolgen, Leads zu verwalten, Marketingaktivitäten zu automatisieren und personalisierte Kundenkommunikation bereitzustellen.

  3. Finanz- und Buchhaltungsprozesse: Digitale Buchhaltungssysteme automatisieren die Dateneingabe, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Berichterstellung, was zu einer verbesserten Genauigkeit, Geschwindigkeit und Transparenz führt.

  4. Personalmanagement und -abwicklung: Automatisierte HR-Prozesse umfassen die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Onboarding-Prozesse, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Leistungsbeurteilungen, wodurch die Effizienz gesteigert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert wird.

  5. Beschaffungs- und Lieferkettenmanagement: Digitale Beschaffungssysteme automatisieren den Bestellprozess, verfolgen Lieferungen, optimieren Lagerbestände und verbessern die Kommunikation mit Lieferanten, was zu einer besseren Bestandskontrolle und niedrigeren Beschaffungskosten führt.

  6. Produktentwicklung und -management: Durch digitales Produktmanagement können Unternehmen den gesamten Produktlebenszyklus verwalten, von der Ideenfindung über die Entwicklung bis hin zur Markteinführung und -wartung, wodurch die Markteinführungszeit verkürzt und die Produktqualität verbessert wird.

  7. Qualitätsmanagement: Durch den Einsatz digitaler Qualitätsmanagement-Tools können Unternehmen Qualitätsstandards definieren, Prozesse überwachen, Abweichungen identifizieren und korrigierende Maßnahmen ergreifen. Dies trägt zur Verbesserung der Produkt- und Servicequalität sowie zur Einhaltung von Qualitätsstandards bei.

  8. Vertrieb: Automatisierung im Vertrieb umfasst Lead-Generierung, Lead-Nurturing, Angebotsmanagement, Vertriebsberichterstattung und Vertragsmanagement. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Unternehmen ihren Vertriebszyklus verkürzen, die Kundeninteraktion verbessern und den Umsatz steigern.

  9. Forschung und Entwicklung (R&D): Digitale Tools für das R&D-Management ermöglichen eine effiziente Planung, Verfolgung und Zusammenarbeit bei Forschungsprojekten. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Datenerfassung, Analyse und Dokumentation können Unternehmen die Innovationsgeschwindigkeit erhöhen und die Time-to-Market verkürzen.

  10. Rechtsabteilung (Legal): Die Digitalisierung der Rechtsabteilung umfasst die elektronische Verwaltung von Verträgen, rechtlichen Dokumenten und Compliance-Anforderungen. Automatisierung kann die Bearbeitungszeit für juristische Dokumente verkürzen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessern und das Risikomanagement optimieren.

  11. Projektmanagement: Digitale Projektmanagement-Tools ermöglichen die Planung, Verfolgung und Zusammenarbeit bei Projekten, einschließlich Ressourcenmanagement, Zeitplanung, Aufgabenverwaltung und Kommunikation. Durch Automatisierung können Unternehmen Projektabläufe optimieren, Engpässe identifizieren und die Projekttransparenz erhöhen.

Pimcore zeichnet sich durch seine Flexibilität, Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit aus. Es ist eine Open-Source-Plattform mit einer aktiven Entwickler-Community, die ständig neue Funktionen und Erweiterungen entwickelt. Darüber hinaus bietet Pimcore eine hohe Benutzerfreundlichkeit, was die Implementierung und Nutzung erleichtert. Durch die Kombination verschiedener Funktionen in einer einzigen Plattform ermöglicht Pimcore Unternehmen eine ganzheitliche Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse.

Pimcore ist in der Lage, eine Vielzahl von Unternehmensprozessen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dafür stehen verschiedenste Funktionen zur Verfügung:

  1. Produktinformationsmanagement (PIM): Pimcore ist besonders stark im Bereich des Produktinformationsmanagements. Unternehmen können ihre Produktdaten zentral erfassen, verwalten und pflegen. Dies ermöglicht eine konsistente und genaue Darstellung von Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg.

  2. Digitales Asset Management (DAM): Mit Pimcore können Unternehmen ihre digitalen Assets wie Bilder, Videos und Dokumente effizient verwalten. Dies erleichtert den Zugriff auf relevante Medien und fördert die Zusammenarbeit bei der Erstellung und Verwendung von Inhalten.

  3. Content-Management-System (CMS): Pimcore bietet leistungsstarke CMS-Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Websites, Online-Shops und andere digitale Plattformen effektiv verwalten können. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können Mitarbeitende Inhalte schnell erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.

  4. E-Commerce: Pimcore bietet auch umfassende E-Commerce-Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Online-Shops erstellen und verwalten können. Durch die Integration von Produktinformationen, digitalem Asset-Management und Content-Management können Unternehmen nahtlose Einkaufserlebnisse für ihre Kunden schaffen.

  5. Digital Marketing: Pimcore unterstützt auch digitales Marketing, indem es Unternehmen dabei hilft, personalisierte Inhalte zu erstellen und zu veröffentlichen, Kundeninteraktionen zu verfolgen und Analysen durchzuführen, um die Effektivität ihrer Marketingkampagnen zu messen.

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