Inhaltsübersicht
Die Einleitung - Unternehmensprozesse
In einer Zeit, in der Technologie unaufhaltsam voranschreitet und Unternehmen immer stärker von digitalen Prozessen abhängen, stehen mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Unternehmensprozesse zu automatisieren und zu digitalisieren.
Besonders in Zeiten des Mangels an qualifizierten und engagierten Personal spielt die Steigerung der Produktivität und der Effizienz eine zentrale Rolle. Doch die Implementierung neuer Prozesse oder neuer Lösungen bergen nicht nur Chancen, sondern auch Risiken, insbesondere wenn es darum geht, die gewachsenen Unternehmensprozesse zu respektieren und neue Systeme nahtlos in die bestehende Infrastruktur zu integrieren.
Digitalisierung - ein nerviges aber wichtiges Thema
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Auswahl eines Systems, das sich nahtlos in alle Bereiche deines Unternehmens ausdehnen kann. Die Integration mehrerer isolierter Systeme kann zu Komplexität und Ineffizienz führen. Mitarbeiter müssen sich mit verschiedenen Benutzeroberflächen, Datenbanken und Prozessen auseinandersetzen, was zu Verwirrung und Fehleranfälligkeit führen kann.
Idealerweise sollte das gewählte System alle wesentlichen Geschäftsprozesse abdecken und eine einheitliche Plattform bieten, die es deinen Mitarbeitern ermöglicht, effizienter zu arbeiten.
Die wichtigsten Gründe für Digitalisierung und Automatisierung in Ihrem Unternehmen
- Immer weniger Fachpersonal bei steigendem Auftragseingang
- In die Jahre gekommenes Dokumenten- und Qualitätsmanagement
- Unzureichende Informations- und Datenqualität sowie deren Verfügbarkeit
- Systeme sind alt, Backups werden unregelmäßig gemacht und der Server steht im Keller
Deine Unternehmensprozesse sind nicht grundlos, wie sie sind
Die gewachsenen Prozesse in mittelständischen Unternehmen sind oft das Ergebnis jahrelanger Erfahrung und Optimierung. Sie sind das Rückgrat deines Unternehmens und haben sich bewährt. Daher ist es entscheidend, dass neue Systeme sich an diese bestehenden Unternehmensprozesse anpassen und nicht umgekehrt.
Es bringt wenig, wenn dein Unternehmen seine bewährten Abläufe umkrempeln muss, nur um ein neues System zu implementieren. Vielmehr sollten die neuen Technologien so gestaltet sein, dass sie sich organisch in deine vorhandene Struktur einfügt.
Ein neuer Ansatz für die Digitalisierung deiner Prozesse
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unabhängigkeit von Anbietern. Viele Unternehmen haben die harte Lektion gelernt, dass sie sich nicht zu stark von einem einzigen Anbieter abhängig machen sollten. Ein Negativbeispiel hierfür ist eine sehr bekannte ERP-Softwarelösung aus Deutschland, dessen Systeme oft als komplex und unflexibel wahrgenommen werden und die sehr kostenintensiv sind und noch teurer werden, wenn man diese individualisieren möchte.
Die Auswahl von Systemen, die sich unabhängig weiterentwickeln lassen und offene Schnittstellen bieten, ist daher von entscheidender Bedeutung. Diese ermöglichen es deinem Unternehmen, flexibler zu sein, dein Unternehmen skalierbar aufzustellen und auf Veränderungen in der Technologielandschaft schnell zu reagieren, ohne an einen einzigen Anbieter gebunden zu sein.
Wie man deine Belegschaft auf die Reise mitnimmt
Schließlich ist es wichtig, dass neue Systeme zunächst auf Nebenschauplätzen in dein Unternehmen eingeführt werden. Beispielsweise gibt es immer Prozesse im Unternehmen, die noch nicht digitalisiert oder automatisiert wurden sind und hier bietet sich oft ein guter Einstieg, der sich später sukzessive in andere Bereiche erweitern lässt.
Zu oft werden neue Technologien implementiert, die die Belegschaft überfordern und wo es dringend notwendig ist, dass die Mitarbeiter ausreichend geschult oder eingearbeitet werden. Eine moderne Lösung ist stets intuitiv und fehlerunanfällig.
Andernfalls kann es zu Widerstand und Frustration führen, da Mitarbeiter sich überfordert fühlen und wichtige Prozesse beeinträchtigt werden können. Es ist daher ratsam, neue Systeme schrittweise einzuführen und den Mitarbeitern ausreichend Zeit zu geben, sich an die Veränderungen zu gewöhnen.
PIM-Systeme
Warum wir uns für die PIM-Lösung für deine Prozesse entschieden haben.
Moderne Product Information Management (PIM) Systeme bieten eine zusätzliche Flexibilität und Unabhängigkeit, die für mittelständische Unternehmen von unschätzbarem Wert ist. Diese Systeme ermöglichen es auch deinem Unternehmen, Produktinformationen zentral zu verwalten und über verschiedene Vertriebskanäle hinweg zu synchronisieren. Durch die zentrale Datenspeicherung und -verwaltung kann dein Unternehmen schnell auf Änderungen reagieren und deine Produkte oder Daten effizienter verwalten.
Ein weiterer Vorteil von modernen PIM-Systemen ist ihre Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, sie teilweise durch dein eigenes Personal warten zu lassen. Dies reduziert die Abhängigkeit von externen Dienstleistern und ermöglicht es deinem Unternehmen, schneller auf neue Anforderungen zu reagieren. Mitarbeiter können Schulungen erhalten, um die Systeme effektiv zu nutzen und kleinere Wartungsarbeiten eigenständig durchzuführen. Dadurch wird nicht nur die Flexibilität erhöht, sondern auch die Kosten gesenkt.
Darüber hinaus bieten moderne PIM-Systeme oft offene Schnittstellen und die Möglichkeit zur Integration mit anderen Systemen. Dies ermöglicht es deinem Unternehmen, bestehenden Systeme nahtlos mit dem PIM-System zu verbinden und so eine ganzheitliche Lösung für deine digitalen Unternehmensprozesse zu schaffen. Durch die Integration verschiedener Systeme kann dein Unternehmen die Effizienz weiter steigern und deinen Mitarbeitern eine nahtlose Arbeitsumgebung bieten.
FAQ für Unternehmensprozesse
Warum digitalisieren und automatisieren?
Die Digitalisierung und Automatisierung von Unternehmensprozessen bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse können schneller, genauer und konsistenter durchgeführt werden als manuelle Prozesse.
- Kostenersparnis: Durch die Reduzierung von manuellen Arbeitsstunden, Papierverbrauch und Fehlerquote können Unternehmen Kosten senken.
- Bessere Entscheidungsfindung: Durch die digitale Erfassung und Analyse von Daten erhalten Unternehmen bessere Einblicke in ihre Prozesse und können fundierte Entscheidungen treffen.
- Verbesserte Kundenerfahrung: Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen, personalisierte Kommunikation und eine insgesamt bessere Kundenerfahrung.
- Compliance und Risikominderung: Digitale Systeme können dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern und Risiken wie Datenverlust oder Sicherheitsverletzungen zu minimieren.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche reduziert signifikant Frust und Fehler am Arbeitsplatz und stärkt die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
Für welches Unternehmen ist dieser Beitrag relevant?
Für jedes Unternehmen, dass sich in den oben genannten Gründen wiedererkennt. Es spielt keine Rolle, wie groß das Unternehmen ist. Die richtigen Unternehmensprozesse sind für jedes Unternehmen bedeutsam, denn die steigern die Produktivität und Effizienz einerseits und reduzieren Fehlerquote, Unsicherheiten und Frust beim Personal andererseits.
Wie wird sich der Änderungsprozess auf mein Unternehmen und meine Mitarbeiter auswirken?
Unsere Vorgehensweise ist klar: Zuerst führen wir gemeinsam mit dir und deinen Mitarbeitern eine umfassende Ist-Analyse durch. Wir legen großen Wert auf Offenheit, wahren jedoch stets die Vertraulichkeit geschäftlicher Informationen.
Wir beginnen gerne mit einem kleinen Einführungsprojekt, das wir auch als „Nebenschauplatz“ bezeichnen. Dadurch könnt ihr und eure Mitarbeiter eine konstruktive Veränderungsbereitschaft entwickeln und Vertrauen sowohl in das Management als auch in uns als Dienstleister aufbauen. Dieses Startprojekt wird bereits einen signifikanten Beitrag zum Erfolg eures Unternehmens leisten.
Anschließend werden wir uns schrittweise um die wichtigsten Unternehmensprozesse kümmern und die bereits bekannte neue Arbeitsumgebung erweitern. Diese Änderungen werden schrittweise von Prozess zu Prozess und von Abteilung zu Abteilung erfolgen. Auch größere Pausen zwischen den Erweiterungen sind möglich.
Durch diese behutsame Vorgehensweise wird das neue System nahtlos in euer Unternehmen integriert, wobei die Belastung der Kollegen und die Auswirkungen auf den Cashflow direkt kontrolliert werden können.
Wie lange dauert die Implementierung eines neuen Unternehmensprozesses?
Die Erarbeitung und Implementierung hängen maßgeblich von der Aufgabenstellung, dem Budget und der Mitarbeit deiner Kollegen ab. Wenn du über eine eigene IT verfügst – herzlichen Glückwunsch! Deine Kollegen können dann direkt an der Entwicklung teilnehmen, was Kosten senkt und die Entwicklungszeit verkürzt. Wir streben jedoch stets danach, die vereinbarte Lösung schnellstmöglich zu integrieren und dabei den Fortschritt deiner Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Wie hoch sind die laufenden Kosten?
Wir setzen gerne auf die Open-Source-Software Pimcore. Die Kosten variieren je nach Aufgabenkomplexität und Datenbankgröße. Die Hostinggebühren für die Cloud-basierte Lösung belaufen sich in der Regel auf etwa 50 € pro Monat. Die Basiskonfiguration der Software ist kostenfrei. Für komplexere Funktionen können jedoch zusätzliche Kosten entstehen, die separat berechnet werden müssen.
Warum sind heute Cloudlösungen so gern verwendet?
Es gibt mehrere Gründe, warum Cloud-Lösungen heutzutage so beliebt sind:
Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Ressourcen je nach Bedarf zu skalieren. Das bedeutet, dass sie schnell und einfach zusätzliche Kapazitäten hinzufügen können, wenn ihr Geschäft wächst oder wenn sie vorübergehend mehr Ressourcen benötigen.
Flexibilität: Cloud-Lösungen bieten eine hohe Flexibilität, da sie von praktisch überall und von verschiedenen Geräten aus zugänglich sind, die über eine Internetverbindung verfügen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, remote zu arbeiten und auf Daten und Anwendungen zuzugreifen, was insbesondere in Zeiten von dezentralen Arbeitsmodellen und globalen Teams von Vorteil ist.
Kosteneffizienz: Cloud-Lösungen erfordern in der Regel kein großes Vorabinvestitionskapital für den Kauf von Hardware oder die Einrichtung von Rechenzentren. Stattdessen zahlen Unternehmen in der Regel einen monatlichen oder jährlichen Abonnementpreis entsprechend der Nutzung, was die Gesamtkosten senken kann und die Ausgaben besser planbar macht.
Automatische Updates und Wartung: Cloud-Anbieter kümmern sich in der Regel um Wartung, Updates und Sicherheitspatches ihrer Plattformen, wodurch Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, die sie sonst für die interne Wartung und Aktualisierung von Systemen aufwenden müssten.
Sicherheit: Viele Cloud-Anbieter investieren erhebliche Ressourcen in die Sicherheit ihrer Plattformen, um sicherzustellen, dass die Daten ihrer Kunden geschützt sind. Dies umfasst Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits.
Für welche Unternehmensprozesse kommt eine Digitalisierung und Automatisierung in Frage?
Eine breite Palette von Unternehmensprozessen kann digitalisiert und automatisiert werden, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern. Hier sind einige ausgesuchte Beispiele:
Dokumentenverwaltung und Workflows: Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Implementierung von automatisierten Workflows können Unternehmen die Bearbeitungszeit verkürzen, die Nachverfolgbarkeit verbessern und manuelle Fehler reduzieren.
Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Die Automatisierung von CRM-Prozessen ermöglicht es Unternehmen, Kundeninteraktionen zu verfolgen, Leads zu verwalten, Marketingaktivitäten zu automatisieren und personalisierte Kundenkommunikation bereitzustellen.
Finanz- und Buchhaltungsprozesse: Digitale Buchhaltungssysteme automatisieren die Dateneingabe, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Berichterstellung, was zu einer verbesserten Genauigkeit, Geschwindigkeit und Transparenz führt.
Personalmanagement und -abwicklung: Automatisierte HR-Prozesse umfassen die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Onboarding-Prozesse, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Leistungsbeurteilungen, wodurch die Effizienz gesteigert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert wird.
Beschaffungs- und Lieferkettenmanagement: Digitale Beschaffungssysteme automatisieren den Bestellprozess, verfolgen Lieferungen, optimieren Lagerbestände und verbessern die Kommunikation mit Lieferanten, was zu einer besseren Bestandskontrolle und niedrigeren Beschaffungskosten führt.
Produktentwicklung und -management: Durch digitales Produktmanagement können Unternehmen den gesamten Produktlebenszyklus verwalten, von der Ideenfindung über die Entwicklung bis hin zur Markteinführung und -wartung, wodurch die Markteinführungszeit verkürzt und die Produktqualität verbessert wird.
Qualitätsmanagement: Durch den Einsatz digitaler Qualitätsmanagement-Tools können Unternehmen Qualitätsstandards definieren, Prozesse überwachen, Abweichungen identifizieren und korrigierende Maßnahmen ergreifen. Dies trägt zur Verbesserung der Produkt- und Servicequalität sowie zur Einhaltung von Qualitätsstandards bei.
Vertrieb: Automatisierung im Vertrieb umfasst Lead-Generierung, Lead-Nurturing, Angebotsmanagement, Vertriebsberichterstattung und Vertragsmanagement. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Unternehmen ihren Vertriebszyklus verkürzen, die Kundeninteraktion verbessern und den Umsatz steigern.
Forschung und Entwicklung (R&D): Digitale Tools für das R&D-Management ermöglichen eine effiziente Planung, Verfolgung und Zusammenarbeit bei Forschungsprojekten. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Datenerfassung, Analyse und Dokumentation können Unternehmen die Innovationsgeschwindigkeit erhöhen und die Time-to-Market verkürzen.
Rechtsabteilung (Legal): Die Digitalisierung der Rechtsabteilung umfasst die elektronische Verwaltung von Verträgen, rechtlichen Dokumenten und Compliance-Anforderungen. Automatisierung kann die Bearbeitungszeit für juristische Dokumente verkürzen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessern und das Risikomanagement optimieren.
Projektmanagement: Digitale Projektmanagement-Tools ermöglichen die Planung, Verfolgung und Zusammenarbeit bei Projekten, einschließlich Ressourcenmanagement, Zeitplanung, Aufgabenverwaltung und Kommunikation. Durch Automatisierung können Unternehmen Projektabläufe optimieren, Engpässe identifizieren und die Projekttransparenz erhöhen.
Warum PimCore?
Pimcore zeichnet sich durch seine Flexibilität, Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit aus. Es ist eine Open-Source-Plattform mit einer aktiven Entwickler-Community, die ständig neue Funktionen und Erweiterungen entwickelt. Darüber hinaus bietet Pimcore eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine hohe Benutzerfreundlichkeit, was die Implementierung und Nutzung erleichtert. Durch die Kombination verschiedener Funktionen in einer einzigen Plattform ermöglicht Pimcore Unternehmen eine ganzheitliche Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse.
Pimcore ist in der Lage ist, eine Vielzahl von Unternehmensprozessen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dafür stehen verschiedenste Funktionen zur Verfügung:
Produktinformationsmanagement (PIM): Pimcore ist besonders stark im Bereich des Produktinformationsmanagements. Unternehmen können ihre Produktdaten zentral erfassen, verwalten und pflegen. Dies ermöglicht eine konsistente und genaue Darstellung von Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg.
Digitales Asset Management (DAM): Mit Pimcore können Unternehmen ihre digitalen Assets wie Bilder, Videos und Dokumente effizient verwalten. Dies erleichtert den Zugriff auf relevante Medien und fördert die Zusammenarbeit bei der Erstellung und Verwendung von Inhalten.
Content-Management-System (CMS): Pimcore bietet leistungsstarke CMS-Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Websites, Online-Shops und andere digitale Plattformen effektiv verwalten können. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können Mitarbeiter Inhalte schnell erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.
E-Commerce: Pimcore bietet auch umfassende E-Commerce-Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Online-Shops erstellen und verwalten können. Durch die Integration von Produktinformationen, digitalem Asset-Management und Content-Management können Unternehmen nahtlose Einkaufserlebnisse für ihre Kunden schaffen.
Digital Marketing: Pimcore unterstützt auch digitales Marketing, indem es Unternehmen dabei hilft, personalisierte Inhalte zu erstellen und zu veröffentlichen, Kundeninteraktionen zu verfolgen und Analysen durchzuführen, um die Effektivität ihrer Marketingkampagnen zu messen.
Unsere Valoxx Empfelung für deine Unternehmensprozesse:
Es gibt viele Gründe, warum es eine Verdrossenheit gegenüber dem Thema Digitalisierung gibt. Zu oft wurden Standarlösungen für viel zu viel Geld verkauft, die sich nicht auf die Bedürfnisse anpassen ließen und zu Frust und Ärger führten. Wir holen deine Mitarbeiter dort ab, wo sie gerade stehen und führen sie behutsam durch den Änderungsprozess. Kontaktiere uns gern und wir finden gemeinsam heraus, ob und wie wir helfen können.
